Để tổ chức sự kiện bất kì nào từ lớn đến nhỏ, việc đầu tiên cần quan tâm đến là những thiết bị không thể thiếu khi tổ chức sự kiện. Vậy cần những thiết bị gì cho một sự kiện? Qua bài viết dưới đây taxi tải Thành Hưng – đơn vị chuyển nhà trọn gói sẽ bổ sung thêm nhiều nội dung hơn đến độc giả, cùng tham khảo nhé.
Những thiết bị cần thiết khi tổ chức sự kiện
Quá trình chuẩn bị và dàn dựng sự kiện thường được tiến hành tại địa điểm tổ chức sự kiện. Để đảm bảo tiến độ và không bỏ sót công việc nào, việc sở hữu một danh sách hoạt động cần thực hiện là tốt nhất. Đây là một số dụng cụ chuẩn bị thông thường, nhỏ gọn và dễ bị quên, cần được chuẩn bị sẵn và sắp xếp một cách chi tiết để xử lý từng công việc:
- Kéo, dao rọc giấy, dao nhỏ: Được sử dụng để cắt, xẻ giấy, dây, băng keo, bạt và là những công cụ không thể thiếu.
- Dây nilon, băng keo một mặt, hai mặt, keo dán dây điện.
- Thước dây.
- Sợi dây nối từ máy tính qua hệ thống âm thanh.
Đây chỉ là một số dụng cụ thông thường được sử dụng trong quá trình thi công và chuẩn bị khi tổ chức sự kiện. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ các công cụ cần thiết và tập hợp chúng một cách kỹ lưỡng để tiện cho từng công việc.
Những vật dụng hành chính
- Giấy ghi thông tin về số tiền cần chi trả cho việc thuê dụng cụ, địa điểm tổ chức sự kiện, và các chi phí khác.
- Giấy note để ghi lại các thông tin cần thiết hoặc viết memo cho các thành viên trong nhóm.
- Kịch bản chương trình: Cần chuẩn bị nhiều bản thảo ghi rõ quy trình tổ chức sự kiện, các điểm nổi bật của chương trình, và chia sẻ bản thảo cho toàn bộ thành viên trong đội tổ chức. Cả nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng cũng cần được thông báo về kịch bản.
Những vật dụng cho các cá nhân:
- Thuốc và các vật phẩm ngăn ngừa sức khỏe: Cần chuẩn bị thuốc để phòng trường hợp bạn hoặc các thành viên khác trong đội tổ chức gặp vấn đề về sức khỏe trong quá trình tổ chức sự kiện.
- Giấy vệ sinh và khăn giấy.
- Đồ phòng thời tiết: Áo mưa, ô dù, kính râm,…
- Túi ngủ.
Những vật dụng, thiết bị thiết yếu trong lúc sự kiện xảy ra
- Máy bộ đàm.
- Thiết bị lưu trữ: USB, đĩa CD, đầu đọc thẻ nhớ để sao chép nội dung cần truyền tải.
- Máy ảnh, máy quay video để ghi lại những khoảnh khắc quan trọng trong sự kiện.
- Bút laser để dễ dàng chỉ chuẩn xác các vị trí cần chú ý mà không cần di chuyển nhiều.
- Kim, chỉ, kim băng để sửa chữa quần áo, đồng phục hoặc các vật dụng bằng vải bị rách.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng: Bao gồm loa đài, đèn chiếu và các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong một chương trình sự kiện, giúp truyền tải ý tưởng và thông điệp một cách hiệu quả.
Đây chỉ là một số vật dụng thông thường được sử dụng trong quá trình thi công và chuẩn bị khi tổ chức sự kiện. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ các công cụ và thiết bị cần thiết để đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của sự kiện.
Các thiết bị cho cá nhân
Để đảm bảo chuẩn bị tốt cho mọi trường hợp xấu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện, dưới đây là một số điều cần lưu ý:
- Dụng cụ y tế: Chuẩn bị các loại thuốc cảm, dầu gió, thuốc sát trùng thông thường để sử dụng trong trường hợp cần thiết, như trường hợp người tham gia sự kiện bị ngất xỉu hoặc bị thương. Ngoài ra, nên có sẵn một hộp cấp cứu hoặc liên hệ với dịch vụ cấp cứu gần nhất.
- Trang phục và phụ kiện đi kèm: Chuẩn bị áo mưa, mắt kính và các vật dụng khác như ô dù trong trường hợp sự kiện diễn ra ngoài trời và thời tiết có thay đổi. Điều này giúp bảo vệ và đảm bảo sự thoải mái cho người tham gia.
- Đồ ăn và đồ uống: Chuẩn bị đủ lượng thức ăn và thức uống phù hợp với số lượng khách mời dự kiến. Đảm bảo có đủ các loại thức ăn và đồ uống phong phú và phù hợp với chương trình sự kiện.
- Vật dụng sửa chữa: Chuẩn bị kim, chỉ, kim băng để phòng trường hợp trang phục biểu diễn hoặc các vật dụng khác bị rách. Điều này giúp sửa chữa nhanh chóng và duy trì tính chuyên nghiệp của sự kiện.
